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Pressemeldungen

Freitag, 08.11.2013

Attachment-Flut: Weg mit dem E-Mail-Speck

Egal, ob es sich um Group Wise, Microsoft Exchange oder ein anderes Mailsystem handelt: alle teilen sich das Problem, dass ihre Mail-Datenbanken schnell enorme Ausmaße erreichen können. Das liegt nicht zuletzt an Attachments wie Bildern oder PDF-Files, die den Nachrichten beiliegen. „Sie füllen unnötig die Mailboxdatenbanken, da die meisten Bilder kurz betrachtet und dann gelöscht werden“, sagt Michael Botek, Geschäftsführer von ITdesign. „Die Mail ist dann zwar gelöscht, Exchange Datenbanken werden aber nicht automatisch kleiner sondern müssen zeitaufwendig gewartet werden - Exchange Administratoren kennen diese leidvollen Erfahrungen.“

Filtern und Komprimieren
Eleganter als die manuelle Nachbearbeitung ist die Lösung, die ITdesign mit seinem Partner it20one bietet. „Kommt eine Mail in das Unternehmen, wird diese vorgefiltert und auf definierte Attachmenttypen und Größe überprüft“, erklärt Botek. Ist eine Mail mit einem großen Anhang in Anflug, wird diese automatisch zum File Management Server von it20one weitergeleitet. Der Server verkleinert die Attachments anhand von Vorgaben, während das Originalbild auf einem File Server gespeichert und ein HTTP-Link dorthin generiert wird. Dieser Link wird der Mail gemeinsam mit dem verkleinerten Bild hinzugefügt und an den Empfänger weitergeleitet.

„Die Grafiken sind auf einem billigen SMB File Server gespeichert und belasten nicht unnötig die Maildatenbanken“, beschreibt Michael Botek die Vorteile der ITdesign-Lösung. „Wird die Grafik in Originalgröße benötigt, kann sie vom Fileserver geholt und lokal gespeichert werden. Werden Mails weitergeleitet, haben sie nur mehr ein Zehntel ihrer ursprünglichen Größe und das nahezu ohne für das Auge sichtbaren Qualitätsverlust.“ Mit an Bord der skalierbaren Lösung sind auch die automatische Konvertierung von Office Attachments in PDF und die elektronische Signatur von Dokumenten.

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