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Pressemeldungen

Donnerstag, 05.06.2014

Kleine Probleme machen auch Mist

Ein kleiner Patch hier, ein bisschen ändern da und trotzdem bleibt alles schlechter. Oft sind Anforderungen für kleine Änderungen Anzeichen für viel größere Probleme. Haben Kunden das Ziel aus den Augen verloren, werden nur die Symptome behandelt, ohne das eigentliche Problem zu lösen. Für den unabhängigen IT-Dienstleister ITdesign ist es deshalb wichtig, Aufgabenstellungen zu hinterfragen: „Öfter und vor allem einfacher als man denkt, lassen sich Zeit und Kosten sparen, wenn man die alten Systeme ersetzt, anstatt an der bestehenden herumzudoktern,« meint
Wolfgang Mathe, Consultant von ITdesign.

Chronisch unzufrieden

So auch unlängst bei einer Erweiterung für eine Office-Applikation: Die Applikation eines namhaften Pharmakonzerns sollte auf veränderte Anforderungen angepasst werden. Da sich die Datenqualität im Laufe der Zeit verändert hatte, waren die bestehenden Eingabeformulare nicht mehr geeignet und sollten durch ITdesign angepasst werden. Bereits in ersten Vorgesprächen wurde aber klar, dass die eigentlichen Anforderungen an den Fachbereich nicht durch ein punktuelles Eingreifen in Eingabeformulare lösbar waren. Stattdessen war der gesamte Prozess in Punkto Datensicherheit, manuelle Aufwendungen, Nachvollziehbarkeit, Datenqualität, Investitionsschutz und Wartung der Systeme lückenhaft.

Alles in Handarbeit

Für die Berechnungen der Umsatzprämien der Salesmitarbeiter müssen die verkauften Produkteinheiten und Regionen, in denen der Umsatz erfolgt, monatlich genau erfasst und ausgewertet werden. Für den Vertrieb ist jedoch ein externer Partner zuständig. Bisher wurden die erforderlichen Detailinformationen umständlich manuell mittels einer Office Applikation erfasst. Die verkauften Einheiten wurden zeitaufwändig den Verkäufern zugeordnet und die Prämien berechnet. Zusätzlich fielen noch Lizenzkosten für eine eigene Datenanalyse- und Bericht-Software an.

Zahlt sich das aus?

„Über ein Grobpflichtenheft wurde von ITdesign ein Konzept für mögliche Lösungen erstellt«, beschreibt Mathe das Vorgehen, „Anforderungen und Erwartungen aller betroffenen Parteien wurden aufgenommen und analysiert.« So konnten klare Ziele, Features, Benefits und Abgrenzungen für eine zukünftige Lösung definiert werden. Schon nach wenigen Tagen wurde ein klares Ziel auf den Tisch gelegt – inklusive Mehrwert und Kosten/Nutzen-Rechnung. Der Auftraggeber entschied sich, die bestehende Applikation durch ein neues System zu ersetzen. Gemeinsam wurde eine Lösung mittels Novell Vibe als mächtiges und zugleich sehr günstiges System ausgewählt und entschieden, sich mit iterativen Entwicklungsschritten dem fertigen Ergebnis zu nähern. Dieses Mal sollten die Geschäftsprozesse von Anfang an optimal eingebunden und automatisiert werden. Der Kunde sollte dabei auch von Anfang an die Möglichkeit haben, sich in den Entwicklungsprozess einzubringen.

Der richtige Vibe

Novell Vibe führt Mitarbeiter, Projekte und Prozesse an einem zentralen, sicheren Ort zusammen und steigert so die Teamproduktivität– egal, wo die Teammitglieder sich befinden oder welche Geräte sie nutzen. Im neu geschaffenen System erfolgt die Datenerfassung durch die Vertriebs-Partnerfirma mittels WEB-Applikation. Hier werden schon bei der Dateneingabe passende Werte vorgeschlagen und so – bei einem Bruchteil des bisherigen Aufwandes – hohe Genauigkeit und Datenqualität garantiert. Die Prämienberechnung erfolgt dann vollkommen automatisch. Auch Berichtswesen wurde direkt ins System implementiert. Damit ist das neue Tool zugleich Planungswerkzeug für Sales Teams und Manager. Oder wie es der Kunde zusammenfasst: „Wir hatten noch nie in so schneller Zeit mit so wenig Aufwand so präzise Daten. Mit diesen neuen Erkenntnissen der Umsatzdaten können wir den Forecast viel präziser erstellen und werden den aktuellen für 2014 neu berechnen!"

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