Der ITdesign Out-of-Office Assistant automatisiert Ihre Abwesenheitskommunikation
Abwesenheitsnotizen gehören zu den kleinen, aber entscheidenden Details im Arbeitsalltag. Sie stellen sicher, dass Kund:innen, Partner:innen und Kolleg:innen wissen, wann jemand erreichbar ist – und wann nicht. Dennoch wird das Einrichten oft vergessen oder erst in letzter Minute erledigt.
Mit dem ITdesign Out-of-Office Assistant gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Die intelligente Lösung aktiviert Abwesenheitsnotizen automatisch – zuverlässig, einheitlich und auf Basis Ihrer Outlook-Kalendereinträge.
Automatisierte Out-of-Office-Verwaltung
Der Assistant erkennt Kalendereinträge, deren Betreff mit „OOO“ (Out-of-Office) beginnt, und erstellt daraus automatisch die passende Abwesenheitsnachricht in Exchange.
Dabei werden Start- und Endzeitpunkte, Wochenenden, Feiertage und Überschneidungen intelligent berücksichtigt. Auch Serientermine und halbe Tage werden unterstützt – für maximale Flexibilität im Arbeitsalltag.
Einheitliche Kommunikation – intern und extern
Out-of-Office-Meldungen sind ein wichtiger Bestandteil professioneller Kommunikation. Der ITdesign Out-of-Office Assistant sorgt dafür, dass diese inhaltlich und formal einheitlich bleiben.
Über standardisierte Textbausteine lassen sich interne und externe Abwesenheitsnachrichten im Corporate Design definieren. So entsteht eine konsistente und verlässliche Kommunikationslinie – unabhängig davon, wer gerade im Urlaub, auf Schulung oder im Homeoffice ist.
Optional kann direkt im Kalendereintrag eine Vertretungsperson angegeben werden, die automatisch in der Abwesenheitsmeldung erscheint.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Automatische Aktivierung der Abwesenheitsnotiz anhand von Kalendereinträgen
- Intelligente Zeitlogik bei Wochenenden, Feiertagen und Überschneidungen
- Unterstützung für Teilzeit- und Serientermine
- Standardisierte Vorlagen für interne und externe Kommunikation
- Optionale Stellvertreterangabe im Kalendereintrag
- Automatischer Versand von Bestätigungs- und Checklisten-E-Mails
Einfache Handhabung
Der Einsatz des ITdesign Out-of-Office Assistant ist denkbar einfach:
- Termin im Outlook-Kalender erstellen
- Betreff mit „OOO“ beginnen
- Fertig
Der Assistant übernimmt den Rest – vom Auslesen des Kalendereintrags bis zur Aktivierung der passenden Abwesenheitsnotiz.
Mehr Effizienz, weniger Fehler
Mit dem ITdesign Out-of-Office Assistant standardisieren Unternehmen ihre Abwesenheitskommunikation und vermeiden Fehler durch manuelle Konfiguration. Das Ergebnis: einheitliche Prozesse, professionelle Außenwirkung und spürbare Zeitersparnis – sowohl für Mitarbeitende als auch für IT-Teams.
Fazit
Der ITdesign Out-of-Office Assistant ist ein praktisches Beispiel dafür, wie Automatisierung im Arbeitsalltag entlastet.
Er schafft Struktur, vermeidet Missverständnisse und sorgt für eine professionelle Kommunikation – ganz automatisch.